Excel服務器2010教程
  • 1.1 Excel服務器是信息系統工具
  • 1.2 用Excel服務器構建信息系統
  • 1.3 基于Excel服務器的信息系統架構
  • 1.4 如何學習使用Excel服務器
  • 2.1 安裝概述
  • 2.2 服務端安裝
  • 2.3 客戶端安裝
  • 2.4 Excel服務器的組成模塊
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1.2 用Excel服務器構建信息系統

組織、角色和用戶

信息系統的目的是,“讓合適的人,在合適的時候,得到合適的信息”。使用這個系統的通常不是一個人,而是組織內各個崗位上的人,他們有不同的職責和對信息的訪問權限。在Excel服務器中,用過“管理控制臺”模塊,可以很方便地定義系統中的組織機構、角色和用戶。其中組織機構就是我們通常說的部門劃分,角色代表不同的職能,用戶是能實際登錄到系統,進行操作的人。每個用戶屬于不同的部門,擁有不同的角色,從而具有不同的信息訪問權限。

圖 1‑1 在Excel中定義組織、角色、用戶

信息系統由一個個“模板”組成

一個信息系統中包括組織內的各種各類信息,它們有業務單據、有統計報表、有卡片、臺賬等等。這些信息需要集中存儲、多人共享、合理流動、綜合運用。

在Excel服務器中,所有各類需要管理的信息統稱為“模板”,“模板”是Excel服務器的基本概念,一個信息系統就是由一個個模板組成。簡單地說,“模板=表樣+填表規定”,針對每類需要管理的信息,我們都設計一個“模板”,用來規范這一類信息如何填報、如何存儲、如何在不同崗位間流動、如何計算、如何與其它信息互相參照等等。

例如,針對銷售訂單,我們定義一個“訂單模板”,它的表樣如下:

圖 1‑2 一個“模板”的表樣

有了模板的表樣,相關有權限的用戶就可以按照此表樣輸入訂單的信息,集中存儲到系統的數據庫中。如圖:

圖 1‑3 按照“模板”輸入數據,集中存儲到數據庫中

針對一個模板,除了表樣之外,我們還可以規定:

  • 模板的權限。
    例如,銷售員可以填報“訂單”,但是每個銷售員只能看到自己填的訂單,看不到別人填的訂單;銷售經理、財務經理和總經理可以看到全部訂單,等等。
     
  • 模板的在不同崗位間的流轉規定(工作流)。
    例如,訂單模板首先由銷售員填寫,然后傳遞給銷售經理審批,銷售經理審批通過后傳遞給庫管員發貨,如果審批不通過就此終止。
     

圖 1‑4 用圖形化的方式定義工作流

  • 填報模板時的輸入要求(數據規范)。
    例如:“訂單編號”由系統自動產生,“錄入人”默認為當前登錄人的姓名,不能隨意改;“客戶名稱”從一個下拉列表中選擇,不能隨便輸入;等等。
     
  • 這個模板和其它模板之間的數據引用關系(表間公式)。
    例如,輸入訂單的時候,客戶名稱不能隨便輸入,應該從一個下拉列表中選擇,而下拉列表中可選的客戶名稱,來自于另一個“客戶登記表”模板上已輸入的客戶信息;等等。

用人們熟悉的電子表格界面來操作

如前所述,一個信息系統由一個個模板組成,用Excel服務器構建信息系統的過程,就是定義模板的過程。模板的定義從畫表樣開始,表樣怎么畫呢?用電子表格來畫,用Excel來畫!

電子表格是企事業單位中十分常用的信息處理工具,人們很熟悉電子表格的使用,也習慣于用電子表格處理自己的日常工作。Excel服務器用電子表格作為主要的操作界面,定義模板表樣,就是在Excel文件上畫好模板的格式,填報數據,就像操作一個普通的Excel文件一樣。

圖 1‑5 可以通過熟悉的Excel界面來操作

用Excel服務器構建出來的信息系統,因為很多操作都可以通過電子表格界面來完成,人們沒有陌生感,操作很容易掌握,每個功能的界面(模板)看起來和自己日常工作中所用的Excel表格又很相似,所以很快就能上手,這樣無形中化解了企業信息化過程中通常會遇到的風險之一:最終用戶對于新系統的學習成本以及由此而來的不適應和抵觸,從而大大降低信息系統的實施難度,提高信息化的成功率。

Excel服務器 ≠ Excel

初次接觸Excel服務器的用戶,在沒有具體了解之前,往往會問到這樣一個問題:Excel服務器和Excel電子表格有什么區別?它是Excel的補充嗎?是Excel的替代品嗎?都不是,除了用Excel電子表格作為客戶端操作界面之外,Excel服務器和Excel電子表格軟件有巨大差異,它們是完全不同的兩類軟件。

  • 作用和目的不同

Excel服務器的目的是構建企業信息系統。電子表格Excel是供個人或群組使用的桌面工具。

  • 功能不同

Excel服務器提供一個信息系統需要具備的各種功能,包括:組織、角色、人員的定義;表單的設計、數據字典的定義和數據庫表的創建;工作流的定義和運行;數據統計方式的定義和自動執行;WEB操作方式;短消息接口;電子郵件接口;與其它信息系統的數據集成,等等。

  • 對信息的管理方式不同

Excel服務器管理的所有信息集中存儲在數據庫中,Excel上的數據存儲在Excel文件中。

  • 操作方式不同

Excel服務器的客戶端除了可以通過電子表格界面操作之外,還可以通過瀏覽器操作。

  • 系統架構不同

Excel服務器采用三層架構,安裝時需要分別安裝服務端和客戶端。具體內容我們在后面的章節詳述。

Excel服務器讓用戶自主信息化進程

Excel服務器的基本設計理念是“用戶自主”,不依賴軟件廠商,也不迷信管理咨詢顧問,讓企事業單位的管理者和業務人員成為實現企業信息化的主導力量。

首先,需求自主。采用Excel服務器來設計系統,每個功能(模板)都是根據企業實際業務狀況定義出來的,最大程度地保證了系統符合業務需求。這一點,和購買現成的套裝軟件有極大地不同。

其次,人員自主。Excel服務器是面向最終用戶的,使用它的人就是企業自身的管理人員和業務骨干,設計系統的過程就是實際工作中設計管理表格、規劃流程、建立管理制度的過程的自然延伸,不需要寫一行代碼,也不需要掌握過多的計算機專業知識。這一點,和無論是請軟件公司做開發還是企業自身招聘計算機專業人員做開發都有極大地不同。企業不必為招不來或留不住計算機人才而發愁,因為信息化工作的主體,已經不是必須接受專門訓練的技術人員,而是企業的業務人員和管理者。

第三,過程自主。前面我們談到過,用Excel服務器構建的信息系統,由一個“模板”組成,一個模板就是我們要管理的一種單據、一個流程、一類報表。企業信息化可以不是一個宏大的目標或幾階段規劃,而是化為日常工作中的點滴努力:先把一個單據和流程做進系統,用起來,改進,再做第二個、第三個,...,系統漸進地發展起來,流程的優化和改進也可以和風細雨地進行,在無形中完成運營方式的轉變和管理能力的提升。

第四、維護自主。信息化是一個持續的過程,一個真正成功的信息系統需要能跟得上企業發展的步伐,在未來的歲月里,不斷改進和完善。從技術上說,Excel服務器簡單易用,快速定制的構建方式使得信息系統能夠很好地應對需求的變化----改變容易、調整迅速;從應用模式上說,因為系統的構建由企業自己的人員完成,企業依靠自身力量就能很好地完成系統維護的工作。

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