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勤哲Excel服務器之財務系統

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系統框架

整個系統共分四部分:基礎數據、期初設置、日常帳務、帳表。

角色

出納、會計、會計主管、財務經理、總經理

功能列表

基礎數據

【核算項目分類】:包括部門、人員、產品、開發項目

【核算項目】:核算項目的含義:“科目”是財務意義上的對收支的分類,而“核算項目”是把每個科目的收支和企業的實際業務聯系起來。

【科目編碼級次】:設置科目代碼的每一級是幾位。

【會計科目】:每個科目包括:科目代碼、科目名稱、余額方向、上級科目、科目全稱、要求的核算項目類別(可多個)

()輸入科目代碼之后,其上級科目會根據科目代碼的寬度設置自動識別出來,如果輸入的代碼是第一級代碼,則上級代碼為空。比如:設置科目代碼第級為4位,第2級為2位,則,用戶輸入100101之后,系統能自動識別出其上級科目代碼是1001。

(2)系統會自動檢查科目代碼輸入是否合法,比如,10011就是不合法的,因為按科目代碼寬度設置,不可能有5位的科目代碼。

【往來單位】:每個往來單位包括:單位代碼、單位名稱、銀行、帳號、稅號、電話、聯系人、郵編、地址等。

【快速憑證】

目的:針對每一項業務,其記賬時應記的科目有哪些,事先設置好,以提高會計錄入憑證的效率,對業務不熟練的財務人員也是一種提示和約束。

例如:“銷售(已開票已收款)”,這個業務應記:借銀行存款、貸銷售收入、貸應交稅金-應交增值稅-銷項稅額,

則我們可以事先定義好一個快速憑證:名稱為“銷售(已開票已收款)”,其明細為3個科目,這樣財務人員在錄入憑證的時候,只要選擇此快速憑證,應記的科目已經自動填好了,她(她)只需輸入金額即可。

【常用摘要】:對記賬憑證里常用的一些摘要進行登記,方便錄入。

期初設置

【新科目余額】

一共分為四層科目,第一層科目顏色為灰色,第二層科目顏色為紅色,第三層科目顏色為藍色,第四層科目顏色為白色;輸入底層科目的余額,能自動計算出上層科目的余額。比如:銀行存款科目有兩個子科目,工行和建行,則,輸入工行或建行的科目余額后,能自動計算出銀行存款科目的余額是這兩個子科目余額的和。

【會計期間設置】

設置初始的會計期間。僅一條記錄,包括:初始年、初始月、當前年、當前月。

以后隨著日常賬務的進行,當前會計期間會自動更新

【往來單位應收賬款余額設置】:輸入每個往來單位的應收賬款余額,它們的和等于【新科目余額】里“應收賬款”科目的余額。

【往來單位預付賬款余額設置】:輸入每個往來單位的預付賬款余額,它們的和等于【新科目余額】里“預付賬款”科目的余額。

日常帳務

【新記賬憑證】:

會計期間是系統自動提取過來的,不能手改,合法的憑證日期必須在會計期間之內

憑證號在每個期間內都從開始編號。

可使用快速憑證,如果選擇了一個快速憑證,那么該快速下的科目信息就會被提取出來。

系統自動檢查借貸平衡,如果“借方合計”與“貸方合計”不相等的話,是不能保存的。

對于設置了核算項目的科目,核算項目那一欄會自動填充為紅色,提示要錄入核算項目。

會計憑證的狀態“空、已審核、已審閱、已過賬”

該報表里存在著一個任務流轉:

錄入---審核---審閱

工作流的每一步系統會自動調整憑證狀態。

【憑證信息匯總】

匯總某一會計期間的所有憑證信息。

【科目余額表】:

自動匯總當前會計期間所有科目的發生額以及期初期末數,不需要手工錄入數據,只需要新建,保存即可。

【憑證號整理】

(1)必須在過賬前使用

(2)把當前會計期間的所有憑證號,整理一遍,去掉中間的跳號。按順序編。適用于有憑證被刪除,發生跳號的情況。

(3)憑證號整理好后,保存后,相應的憑證號也會更新為整理好的憑證號。

注:在【日常帳務】里加上“憑證信息匯總”是為了得到【期初設置】里的“科目余額表”;“科目余額表”是帳表里各種表的數據來源。

【過賬】:

()過賬時,選擇一個會計期間,系統會自動提取出該會計期間產生的所有憑證號以及狀態,必須所有的憑證號狀態都為“已審閱”才能夠過賬,否則保存不能通過。

(2)過賬后,該會計期間的所有憑證不能再修改。

『反過賬』--即刪除【過賬】報表。

將記賬憑證的“已過賬”狀態恢復為“已審閱”;

刪除當前會計期間已產生的全部報表。

【結轉下期】

結轉是日常帳務的最后一個步驟。

()選擇一個會計期間后,系統會自動提取該期間的憑證總數和已過賬憑證的數量,并且列出了未過賬的憑證號。

(2)如果所有的憑證已過賬,并且所有該產生的報表已產生,保存后,會計期間自動增1

(3)結轉后,不能再反過賬了。

 

帳表

【總分類帳】、【明細分類帳】、【日記賬】,這三類帳表,在新建表單的時候,需要選擇“會計科目名稱”和“截止日期”,其他信息都是系統自動提取過來的。

其中,【日記賬】分為“現金日記賬”和“銀行日記賬”。隨所選“會計科目名稱”的不同,標題也不同。

 

【資產負債表】、【利潤表】、【現金流量表】,不需要手工錄入任何信息,所有的內容都是系統自動生成的,只需要保存即可。

 

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