培訓與教程


培訓信息

勤哲Excel服務器訂單管理系統

下載示例模板庫        在線體驗

1.系統簡介

1.1 總體介紹
  本系統為訂單管理系統,能夠實現訂單錄入、確認、揀貨、發貨、出庫、入庫、庫存查詢、訂單查詢等功能。
  本系統有普通企業和高級企業版兩個版本,高級企業版的應用名稱為OrderMan。后臺采用SQL Server 2000數據庫,前端可以用IE瀏覽器訪問,也可以用勤哲Excel服務器的客戶端訪問。
  本系統中涉及到工作流的部分都設置為由執行人指定下步執行人。


1.2 系統結構
 本系統分為主數據、訂單管理、庫存管理和查詢統計四個部分。
  主數據部分主要用于維護庫存、產品、客戶和供應商的基本信息,包括倉庫、貨位表、庫存表、客戶信息表、產品表、產品價格表、訂單狀態、供應商信息表、供應商報價表等模板。用戶在開始使用系統之前,需要將主數據錄入或者導入系統。

 訂單管理部分主要用于實現銷售訂單從錄入到發貨的處理過程,以及采購訂單的審批流程。

 庫存管理部分用于實現出庫、入庫、盤庫、庫存預警的基本操作,包括產品出庫、產品入庫、庫存盤點記錄和庫存預警四個模板。

1.3 界面設計原則
  如下圖所示,界面設計采用淺綠色背景,用灰色框線劃分操作區域,字段名后面的標識表示數據的填報方式,單元格的不同底色代表是否必填。
 字段名后面的中括號“[ ]”代表該字段為下拉列表輸入或者彈出列表輸入;沒有中括號則代表需手工輸入。單元格底色為淺黃色代表必填,白色代表可選,淺綠色代表數據由系統自動生成,不必填寫。

2.操作說明

2.1 貨位表的維護
  貨位表是所有可用貨位的列表。貨位是倉庫中存放貨物的某個固定的空間,每個貨位在系統中都有其唯一的貨位號。系統要求貨物在存入倉庫之前必須為其分配特定的貨位。貨位號為本表的主鍵。
  新建貨位時,用戶可在“我的工作臺”點擊新建“貨位表”,將打開如下圖所示的表單。用戶需要通過下拉列表選擇“倉庫”(如W01),然后在“貨位”處輸入本貨位的代碼(如2001),系統會自動將倉庫號和貨位代碼組合成唯一的“貨位號”(如W01-2001)。輸入完畢后,點擊“保存”,該貨位即新建成功。

 注意:貨位一旦開始使用,其編號不能隨意更改。


 

2.2 產品表的維護
  產品表用于存放用戶所在單位要銷售的所有產品的基礎信息,包括產品編號、名稱、描述、計量單位,以及觸發預警的最低庫存。產品編號為本表的主鍵。
  用戶可在“我的工作臺”點擊新建“產品表”來增加新產品,如下圖所示。用戶需要為每個產品指定唯一的產品編號(如果該編號不唯一,保存時將出現錯誤),然后輸入產品名稱、產品描述、單位、預警庫存。

注意:產品一旦建立,其編號不得隨意更改。


2.3 庫存表的維護
  庫存表用于記錄當前倉庫中每個貨位上所存放的產品的總數量、已預定數量、可用數量。貨位號和產品編號的組合構成本表的主鍵。
  用戶可以在“我的工作臺”點擊新建“庫存表”來錄入初始庫存,如下圖所示。倉庫、貨位號和產品編號為列表輸入,要求事先已經錄入或者導入貨位表和產品表。
庫存表中有三個數量:總數量、可用數量和預定數量??倲盗渴侵冈摦a品的當前庫存總數。預定數量是指該庫存尚未出庫,但是已經確定分配給某個訂單的數量,待此訂單發貨時,預定數量將減少??捎脭盗渴侵缚倲盗繙p去預定數量,該數量為可供銷售的數量,也可供后續的訂單預定。

2.4 產品價格維護
  用戶通過產品價格表維護產品價格。因為產品價格是敏感而關鍵的數據,每次產品價格的調整和增加都需要經過審批,審批流程如下圖。

對于某些企業來說,產品價格需要隨著市場競爭狀況和銷售活動的開展而不斷調整。本系統為每個產品價格設置了折扣和生效日期,以方便價格的調整。用戶可以把未來的某一天設置為價格的生效日期,當到達該日期時系統將自動放棄上一個有效價格,而采用最新的價格。折扣是一個從0到1的小數,實際銷售價格=單價*折扣。
  當新增產品價格時,用戶可在“我的工作臺”點擊新建“產品價格表”,填寫價格申請表,如下圖所示。用戶選擇產品編號后,本表下方會顯示該產品所有的歷史價格信息。用戶保存該表單后,該表單將流轉至下一個審批人進行審批。審批的結果是“批準”或者“退回”,只有批準的價格才能夠被系統采用。

2.5 客戶信息維護
  客戶是指購買產品的企業或者個人。每個客戶都有其基本信息、賬單信息、收貨信息和信用額度。每個客戶具有唯一的客戶編號,該編號在創建客戶時由系統自動生成。
  用戶可以在“我的工作臺”點擊新建“客戶信息表”來添加新的客戶,如下圖所示。用戶需要填寫基本信息、賬單信息、收貨信息和信用額度。賬單信息是指寄送賬單和發票的信息,其中包括發票抬頭;收貨信息是指貨物派送信息;信用額度是指當該客戶允許賒購時能夠訂購貨物的最大金額,如果不存在賒購的情況或者該客戶可以無限賒購,則不必填寫。賬單信息和收貨信息會顯示在客戶所下的訂單上。

2.6、供應商信息維護
  如果用戶是貿易類企業,有較多的供應商需要進行管理,可以使用供應商信息表。供應商信息表如下圖所示,編號由系統自動生成,基本信息部分需要用戶手工輸入或者導入。

2.7 供應商報價表
  用戶可能希望將供應商的報價集中存儲,需要的時候再進行查詢。用戶可以使用供應商報價表來管理這些報價,如下圖所示。該表單需要首先填報供應商編號,然后錄入該供應商所提供的報價,每個報價都有其狀態(有效 / 失效)。

2.8 訂單處理
 本系統中,一個完整的訂單處理過程包括創建訂單、訂單確認、揀貨、發貨四個步驟。其中前兩個步驟在“銷售訂單表”模板中實現,后兩個步驟通過“揀貨單”模板實現,具體流程圖如下圖所示。

2.8.1 創建訂單
  用戶可以通過新建“銷售訂單表”來錄入新訂單,如下圖所示。一個完整的銷售訂單包括訂單編號(主鍵)、訂單日期、客戶信息、收貨信息、賬單信息、備注、訂單狀態,以及訂單明細。

  創建訂單時,訂單編號和訂單日期將按照訂單編號規則自動生成。用戶可以在彈出列表中選擇需要的客戶編號,該編號對應的客戶信息、收貨信息、賬單信息將自動填充到表單中。
  訂單明細中的產品編號通過彈出列表選擇,用戶需手工輸入訂購數量,系統將自動計算總價和折扣。當訂購數量超出當前可用庫存,或者訂購金額超出可用額度時,系統將分別提示如下。

 在創建訂單階段,訂單狀態將自動顯示為“已創建”。待進入流程的后續階段后,訂單狀態將隨之改變。在訂單創建以后,該客戶的可用信用額度將自動減少。


2.8.2 訂單確認
  訂單創建完畢后,將自動進入訂單確認階段。在訂單確認階段,用戶需檢查訂單中所記載的信息,然后將訂單狀態設置為“確認”或者“取消”。系統默認狀態為“確認”。
如果訂單狀態設置為“取消”,流程將終止,系統在終止前將客戶的可用信用額度調增至原來的水平。
如果訂單狀態設置為“確認”,系統將自動為該訂單創建揀貨單,并進入揀貨階段。

2.8.3 倉庫揀貨
  倉庫使用揀貨單作為揀貨和發貨的依據。揀貨單包括訂單號碼、客戶編號,該訂單訂購產品所在的貨位號,以及對應貨位的可用庫存。當某一種產品需要在多個貨位揀貨時,用戶可以采納系統自動計算的揀貨數量,也可以自己調整揀貨數量。如下圖所示,該訂單訂購210個充電器,需要從兩個貨位揀貨才能滿足數量要求,系統自動計算的結果為分別揀貨202個和8個,用戶也可以自己調整揀貨數量。

  用戶確定揀貨數量并保存后,系統將自動按照揀貨數量預定庫存,即在庫存表中調增預定數量,并調減可用庫存數量。


2.8.4 倉庫發貨
揀貨完畢后即進入發貨階段。用戶在確認數量無誤后,在發貨字段選擇“是”,然后保存。系統將自動創建出庫記錄,如下圖所示,用戶確認無誤后保存即可。

注意:揀貨單一旦發貨,該揀貨單將鎖定,不允許再修改或者刪除。


2.9 順豐運單打印
順豐運單打印是一個方便用戶打印運單的工具。該表單如下圖所示,用戶可以在右上角的淺黃色單元格處,選擇某個客戶的編號,系統將自動提取該客戶的收貨信息,并填入左側的打印區域中。用戶可以用針式打印機打印到順豐快遞的運單上。
用戶可以保存該表單,以備以后使用。

2.10 開發票和收款
  發票開票記錄,如下圖所示,是供財務部門為客戶開具發票時使用的,也可用于收款時核對金額。發票開票記錄以發票號碼作為主鍵,每個發票都有其對應的金額、客戶編號和訂單號碼。

收款記錄,如下圖所示,用于確認客戶付款金額和日期,以及更新客戶的可用信用額度,其中客戶編號、收款金額和收款日期為必填項。每個收款記錄保存時,系統都會自動更新改客戶的可用額度(增加可用額度)。

2.11 采購訂單審批
  采購訂單的審批流程通過“采購訂單表”實現,具體流程如下圖。審批人如同意該申請則報請財務備案,如不同意則通知采購申請人。

采購訂單由采購申請人填寫,訂單編號和訂單日期將自動生成,訂單明細中的產品編號、數量、單價為必填項。如有必要,申請人可以在采購合同文本處上傳采購合同文件。
采購審批人進行審批時需在審批意見處選擇“同意”或者“不同意”。

2.12 產品出庫
  產品出庫表除了用于記錄銷售訂單銷售的貨物出庫外,還可以用于庫存盤虧時調整庫存。如下圖所示,出庫單由出庫序號、訂單號碼(通過訂單售出時填寫)、日期和出庫明細組成。用戶可以在出庫類別字段通過下拉列表選擇“售出”或者“盤虧”。
填報保存出庫單時,系統將自動更新庫存表中的庫存,即調減庫存總數和預定庫存數。

2.13產品入庫
 倉庫可能通過四種途徑來增加庫存,包括生產、采購、退貨、盤盈。當發生庫存增加時,可以通過產品入庫表,如下圖所示,來記錄和調增庫存。
保存產品入庫表時,系統將自動調增庫存表中的庫存總數和可用庫存數。

2.14 庫存盤點
  用戶可以使用庫存盤點記錄表生成盤點單,并且在盤點完畢以后記錄盤點結果。
如下圖所示,用戶可以通過查詢條件(需手動應用表間公式)查詢出某個倉庫或者某類產品的庫存數,然后打印成盤點單進行盤點。當需要盲盤時,可以將該表格復制到另外一個EXCEL文件中,刪除總數量列,然后打印盤點單。
盤點結束后可以將盤點結果錄入到該表中,作為存檔。

2.15 庫存預警
  庫存預警表的作用是查詢每種產品的當前庫存,并與產品的預警庫存進行比較,如果當前庫存達到預警庫存水平,即在待辦事宜中通知管理員。該預警每天中午12點執行一次,用戶可以在定時任務中修改執行時間和執行頻率。

2.16 庫存查詢
  庫存查詢表為純模板,不保存數據。用戶可以使用該模板,根據倉庫、貨位號、產品編號、名稱、描述查詢當前庫存,支持模糊查詢。

2.17 訂單查詢
  訂單查詢表為純查詢模板,不保存數據。用戶可以使用該模板,依據訂單日期和客戶編號查詢訂單記錄。在查詢結果中點擊訂單編號鏈接可以查看該訂單的詳情。

 

關閉 在線客服
欢乐捕鱼人官方最新版vivo版